Iedere maand is het weer een groot karwei: een rooster maken voor alle uitzendkrachten. De uitzendkrachten in mijn bedrijf zijn voornamelijk studenten. Zij kunnen iedere maand hun beschikbaarheid weer opnieuw doorgeven. Het is dus iedere keer weer een hoop gepuzzel om het rooster te maken. Rond de examenperiodes is het lastig om de roosters vol te krijgen, omdat de studenten dan minder beschikbaar zijn. De afgelopen jaren heb ik veel geleerd wat betreft roosters maken. In deze blog deel ik een paar tips met jullie.
Beschikbaarheid op tijd doorgeven
Zorg ervoor dat je de beschikbaarheid altijd op tijd binnen hebt. Als je duidelijke afspraken hierover maakt met je werknemers, dan zal er geen verwarring ontstaan en is de kans veel groter dat dit ook echt gebeurd. Hoe eerder je de beschikbaarheid binnen hebt hoe eerder je kan beginnen met het maken van de roosters. Als je ziet dat er op een dag te weinig personeel is, heb je nog genoeg tijd om iets te regelen.
Vrij geven
Ook heb ik geleerd dat wanneer het personeel om vrij vraagt, ik er alles aan zou moeten doen om dit ook te regelen. Het is namelijk vaak gebeurd dat het personeel zich alsnog ziek meldt wanneer zij geen vrij kunnen krijgen. Op zo’n dag zit ik dan zelf met de gebakken peren. Nu vraag ik het personeel zelf of ze met iemand kunnen ruilen en laat ik tegelijkertijd ook weten dat ik opzoek ga naar iemand die dan wel kan werken. Sinds ik het op deze manier aanpak, gaat het al stukken beter.
Gebruik een speciaal roosterprogramma
Investeren in een goed roosterprogramma is zeker de moeite waard. Veel roosterprogramma’s hebben tegenwoordig ook een app. Super handig! Op deze manier kan het personeel altijd bekijken wanneer zij moeten werken. De kans op no shows is dan veel kleiner. Ook kunnen de medewerkers hun beschikbaarheid doorgeven waar en wanneer zij maar willen.
Ruilen
Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over het ruilen van shifts. Bijvoorbeeld wanneer is het toegestaan om te ruilen, wie moet het goedkeuren en hoe zal iedereen de roosterwijziging te weten komen?
Platformen
Mocht je er echt niet uit komen om het rooster helemaal rond te krijgen? Dan kun je altijd nog platformen zoals Temper (voor de horeca) inschakelen. Hier bieden freelancers zich aan die deze dag voor jou kunnen komen werken. Het inschakelen van een Temper is wel een duurdere optie, maar je zorgt er wel voor dat je genoeg personeel hebt en je eigen personeel niet veel harder hoeft te werken dan nodig. Als dit wel gebeurd is de kans groot dat je eigen personeel geen zin meer krijgt in het werk en ontslag nemen.