Zo helpt een Document Management Systeem jouw organisatie efficiënter werken

De mate van informatie binnen bedrijven en organisaties groeit elke dagelijks aanzienlijk. Nieuwe bestanden, mailtjes of chats passeren heel regelmatig de revue. Het verzamelen, opslaan en beheren van al deze informatie is een gigantische en vooral tijdrovende klus. Gelukkig is er software die jou daarbij kan helpen. Dit heet een Document Management Systeem (DMS). Zo’n DMS helpt je om alle informatie efficiënt te beheren, digitaliseren, structureren en stroomlijnen binnen je organisatie. Dit gebeurt allemaal vanuit één overzichtelijke en centrale opslagbron. In dit blog lees je meer over het Document Management System van DigiOffice en hoe het ook jouw organisatie efficiënter kan laten werken.  

Een DMS is er op gericht om verschillende informatie afkomstig van diverse bronnen op een veilige, gestructureerde en efficiënte manier te verzamelen. Zo ontstaat één centrale bron waaruit gewerkt kan worden. Dit biedt legio voordelen. We zoomen in op drie belangrijke voordelen: 

Voordelen van een DMS

Het eerste grote voordeel van het gebruik van een DMS is dat je aantoonbaar efficiënter (samen)werkt. Doordat alle informatie overzichtelijk en gestructureerd is verzameld op één plek, vind je elk document binnen no-time. Daarnaast hoef je met een DMS ook niet meer te wachten tot je collega’s een bestand hebben gedeeld.  DMS biedt namelijk de mogelijkheid om op hetzelfde moment dezelfde informatie te raadplegen en in dezelfde documenten te werken. Door gebruik te maken van automatische workflows kun je daarnaast eenvoudig taken uitzetten, waardoor het voor iedereen duidelijk is welke handelingen verricht moeten worden. 

Een tweede grote voordeel van een DMS is dat het volledig veilig en conform GDPR wetgeving is. Doordat veel van de informatieverwerking automatisch gebeurt, verklein je het risico op fouten. Zo voorkom je bijvoorbeeld een datalek, veroorzaakt door een menselijke fout. Daarnaast houdt het DMS rekening met de laatste wet- en regelgeving. Een praktijkvoorbeeld: HR mag een sollicitatiebrief wettelijk gezien maar vier weken bewaren. Een DMS zorgt ervoor dat zo’n brief na deze periode ook daadwerkelijk vernietigd wordt. Wel zo veilig!

Een derde voordeel is dat een DMS makkelijk repliceerbaar is met meerdere applicaties. Zo integreert het naadloos met bijvoorbeeld ERP, HRM, CRM of het financieel pakket. Dit maakt alles heel overzichtelijk en voorkomt dubbel werk. Daarnaast zijn je gegevens altijd up-to-date, in welke applicatie je ook werkt. 

Is een DMS iets voor jouw bedrijf? 

De eerder genoemde voordelen van een DMS geven nog lang geen volledig beeld van de mogelijkheden die het biedt. Heb jij het gevoel dat je als bedrijf niet altijd het maximale haalt uit je informatie? Moet je vaak lang spitten tussen alle bestanden, of heb je vaak geen idee waar je iets terug kunt vinden? Mis jij de structuur in je informatie en ben je bang dat dit onnodig veel geld kost? Wanneer je minstens één van deze vragen met ‘ja’ hebt beantwoord, weet je eigenlijk al zeker dat jouw organisatie wel een goed Document Management Systeem kan gebruiken!

0.00 avg. rating (0% score) - 0 votes